3.7 กรอกคอมเมนท์ในแบบฟอร์มใบคำขอ

"คอมเมนท์" หมายถึง "คอมเมนท์ที่สามารถป้อนโดยตรงในแบบฟอร์มใบคำขอ"

สามารถใช้ฟังก์ชั่นฟังก์ชั่นคอมเมนท์เพื่อเพิ่มคอมเมนท์ให้ผู้ส่งคำขออ่านได้

สามารถแนบไฟล์ไปพร้อมคอมเมนท์และลบได้เฉพาะคอมเมนท์ที่ตนเองเป็นคนกรอกเท่านั้น

คอมเมนท์ในใบคำขอ

คอมเมนท์ของใบคำขอสามารถป้อนได้โดยผู้ใช้งานดังต่อไปนี้

- ผู้ส่งคำขอ

- ผู้อนุมัติที่ตั้งค่าไว้ในคำขอ

- ผู้อนุมัติแทนผู้อนุมัติที่ตั้งค่าไว้ในคำขอ

- ผู้ใช้งานที่ได้รับการเผยแพร่คำขอ

- ผู้ใช้งานที่สามารถอ้างอิงคำขอ

- ผู้ใช้งานที่สามารถตรวจดูคำขอ

* สามารถแสดงคอมเมนท์ได้เฉพาะคำขอที่มีสถานะอนุมัติ "เสร็จสิ้น"

- ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ / Admin

วิธีคอมเมนท์ในใบคำขอมีขั้นตอนดังนี้

1. แสดงรายการคำขอ

- [ ผู้ส่งคำขอ] รายการคำขอของคุณ

คลิก "รายการคำขอของคุณ" ในเมนู "ฟังก์ชั่นคำขอ" ทางด้านซ้าย

- [ผู้อนุมัติที่ตั้งค่าไว้ในคำขอ] รายการอนุมัติ

คลิก "อนุมัติ" ในเมนู "ฟังก์ชันอนุมัติ" ทางด้านซ้าย

- [ผู้อนุมัติแทนผู้อนุมัติที่ตั้งค่าไว้ในคำขอ] รายการอนุมัติแทน

คลิก "อนุมัติแทน (ชื่อผู้ใช้งาน)" ในเมนู "ฟังก์ชันอนุมัติ" ทางด้านซ้าย

- [ผู้ใช้งานที่ได้รับการเผยแพร่คำขอ] รายการคำขอที่เผยแพร่

คลิก "รายการคำขอที่ได้รับการเผยแพร่" ในเมนู "ฟังก์ชันตรวจดู/เผยแพร่" ทางด้านซ้าย

- [ผู้ใช้งานที่สามารถอ้างอิงคำขอ] รายการคำขอที่สามารถอ้างอิงได้

คลิก "รายการคำขอที่สามารถอ้างอิงได้" ในเมนู "ฟังก์ชันตรวจดู/เผยแพร่" ทางด้านซ้าย

- [ผู้ใช้งานที่สามารถตรวจดูคำขอ] รายการคำขอที่สามารถตรวจดูได้

คลิก "รายการคำขอที่ได้ตรวจสอบได้" ในเมนู "ฟังก์ชันตรวจดู/เผยแพร่" ทางด้านซ้าย

* สามารถแสดงคอมเมนท์ได้เฉพาะคำขอที่มีสถานะอนุมัติ "เสร็จสิ้น"

- [ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ / Admin] รายการคำขอทั้งหมด

คลิก "รายการคำขอทั้งหมด" ในเมนู "ฟังก์ชั่นผู้จัดการ" ทางด้านซ้ายเพื่อแสดง

2. คลิกคำขอที่คุณต้องการกรอกคอมเมนท์เพื่อแสดงรายละเอียดคำขอ

คลิกที่มุมขวาบนคุณสามารถค้นหาแบบฟอร์มใบสมัครภายใต้เงื่อนไขต่าง ๆ

[ตัวอย่าง]

หน้าจอรายละเอียดคำขอที่แสดงจากรายการอนุมัติ

3. กรอกคอมเมนท์ในช่อง“ สถานะการอนุมัติ” ที่ด้านล่างของแบบฟอร์มใบสมัคร

ใบสมัครที่อยู่ระหว่างการดำเนินการสามารถกรอกได้หากสถานะเป็น "รออนุมัติ"

ใบสมัครที่ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วสามารถกรอกได้ในขั้นตอนสุดท้าย

4. หลังจากกรอกคอมเมนท์ให้คลิก“ คอมเมนท์” เพื่อยืนยัน และคลิก“ อนุมัติ” หรือ“ ส่งคืน” เพื่อแสดงคอมเมนท์พร้อมกับกระบวนการอนุมัติ

นอกจากนี้ยังสามารถเลือกไฟล์ที่จะแนบโดยคลิกที่ "แนบไฟล์"

เลือก "แจ้งเตือนคอมเมนท์" และคลิก "คอมเมนท์" เพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลถึงผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องเช่นผู้ส่งคำขอ

* หากคุณใช้ ChatWork หรือ Slack คุณจะได้รับแจ้งจากแต่ละบริการ

ผู้ใช้งานที่เป็นเป้าหมายของการแจ้งเตือนคอมเมนท์มีดังนี้

- ผู้ส่งคำขอ

- ผู้อนุมัติทั้งหมดในขั้นตอนการอนุมัติที่คอมเมนท์

- ผู้ใช้งานอื่นที่คอมเมนท์ในขั้นตอนการอนุมัตินั้น (Admin/ใช้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบเป็นต้น)

* ผู้ใช้งานที่กรอกคอมเมนท์เองจะไม่ได้รับแจ้งเตือน

* จะไม่มีการแจ้งเตือนหากคอมเมนท์ใน "คำขอที่อ้างอิงได้"

แจ้งเตือนเมื่อมีคอมเมนท์

สามารถเลือกได้ว่าจะแจ้งเตือนเมื่อกรอกคอมเมนท์ในคำขอหรือไม่

แจ้งเตือนเมื่อมีคอมเมนท์

วิธีแจ้งเตือนเมื่อคอมเมนท์มีดังนี้

1. แสดงรายการคำขอ

สามารถคอมเมนท์ได้จากรายการคำขอดังต่อไปนี้ 

- รายการคำขอของคุณ

- รายการอนุมัติ

- รายการอนุมัติแทน

- รายการคำขอที่ได้รับการเผยแพร่

- รายการคำขอที่อ้างอิงได้

- รายการคำขอที่ตรวจดูได้

* ผู้ตรวจดูสามารถคอมเมนท์ได้เฉพาะคำขอที่มีสถานะอนุมัติ "เสร็จสิ้น"

- รายการคำขอทั้งหมด

2. คลิกคำขอที่คุณต้องการป้อนคอมเมนท์เพื่อแสดงรายละเอียดคำขอ

คลิกที่มุมขวาบนคุณสามารถค้นหาแบบฟอร์มใบสมัครภายใต้เงื่อนไขต่าง ๆ

[ตัวอย่าง]

หน้าจอรายละเอียดคำขอที่แสดงจากรายการอนุมัติ

3. กรอกคอมเมนท์ในช่อง“ สถานะการอนุมัติ” ที่ด้านล่างของแบบฟอร์มใบสมัคร

ใบสมัครที่อยู่ระหว่างการดำเนินการสามารถกรอกได้หากสถานะเป็น "รออนุมัติ"

ใบสมัครที่ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วสามารถกรอกได้ในขั้นตอนสุดท้าย

 4. หลังจากคอมเมนท์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "แจ้งเตือนคอมเมนท์"

หากไม่ได้เลือก "แจ้งเตือนคอมเมนท์" จะไม่มีการแจ้งเตือนใด ๆ

นอกจากนี้หาก "การตั้งค่าการแจ้งเตือน" ของผู้ใช้ปลายทางการแจ้งเตือนถูกตั้งค่าเป็น "ไม่รับ"

ระบบจะไม่แจ้งเตือนแม้จะทำเครื่องหมายไว้ในช่อง "แจ้งเตือนคอมเมนท์" ก็ตาม

5. คลิก“ คอมเมนท์” เพื่อโพสต์คอมเมนท์

เลือก "แจ้งเตือน" และคลิก "คอมเมนท์" เพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลถึงผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องเช่นผู้ส่งคำขอ

* หากคุณใช้ ChatWork หรือ Slack คุณจะได้รับแจ้งจากแต่ละบริการ

ผู้ใช้งานที่เป้าหมายของการแจ้งเตือนคอมเมนท์มีดังนี้

- ผู้ส่งคำขอ

- ผู้อนุมัติทั้งหมดในขั้นตอนการอนุมัติที่มีคอมเมนท์

- ผู้ใช้รายอื่นที่คอมเมนท์ในขั้นตอนการอนุมัติ (เช่น Admin / ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบเป็นต้น)

* คอมเมนท์จะไม่แจ้งให้ผู้ใช้งานที่เป็นคนกรอกคอมเมนท์

ปลายทางและเวลาของการแจ้งเตือนคอมเมนท์

 เมื่อมีการคอมเมนท์หรือแนบไฟล์ไปยังคำขอผู้ใช้รายอื่นจะได้รับแจ้งเตือน

รายการด้านล่างจะอธิบายว่าเมื่อผู้ใช้งานท่านใดกรอกคอมเมนท์ จะมีการแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้งานท่านใดบ้าง

- เมื่อผู้ส่งคำขอคอมเมนท์

- เมื่อผู้อนุมัติของขั้นตอนคอมเมนท์

- เมื่อ Admin / ผู้จัดการ / ผู้จัดการคำขอคอมเมนท์

- เมื่อผู้ใช้งานที่ตรวจดูได้คอมเมนท์

- เมื่อผู้ใช้งานที่ได้รับการเผยแพร่คำขอคอมเมนท์

- เมื่อผู้ใช้งานที่อ้างอิงคำขอได้คอมเมนท์

เครื่องมือในการแจ้งเตือนประกอบด้วย "อีเมล" "เครื่องมือภายนอก" และ "push notification" 

เครื่องมือภายนอกคือการแจ้งเตือนไปยัง Slack และ ChatWork

คลิกที่นี่เพื่อดูวิธีการเชื่อมต่อ Slack และที่นี่เพื่อเชื่อมต่อ ChatWork

"push notification" จะแจ้งเตือนมื่อใช้แอพสมาร์ทโฟน

โปรดทราบว่าการแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังอุปกรณ์ iOS เท่านั้น

- เมื่อผู้ส่งคำขอคอมเมนท์ในคำขอที่อยู่ระหว่างการดำเนินการ

ผู้ใช้งานปลายทาง / เครื่องมือแจ้งเตือน	อีเมล	เครื่องมือภายนอก	push notification
ผู้ยื่นคำขอเอง	×	×	×
ผู้อนุมัติในขั้นตอนที่คอมเมนท์	○	○	×
ผู้ใช้งานที่เคยคอมเมนท์ในขั้นตอนที่มีการคอมเมนท์	○	○	×
ผู้อนุมัติขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่ถูกคอมเมนท์	×	×	×
ผู้ใช้ที่คอมเมนท์ในขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่คอมเมนท์	×	×	×
Admin / ผู้จัดการ / ผู้จัดการคำขอ	×	×	×
ผู้มีสิทธิตรวจสอบ	×	×	×

* เมื่อคอมเมนท์คำขอที่การอนุมัติขั้นสุดท้ายเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ใช้งานที่ทำการอนุมัติคำขอนี้และผู้ใช้งานที่คอมเมนท์คำขอนี้จะได้รับแจ้งเตือนทางอีเมลหรือเครื่องมือภายนอก (คนที่เป็นผู้คอมเมนท์เองจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน)

- เมื่อผู้อนุมัติของขั้นตอนคอมเมนท์คำขอที่อยู่ระหว่างการดำเนินการ

ผู้ใช้งานปลายทาง / เครื่องมือแจ้งเตือน	อีเมล	เครื่องมือภายนอก	push notification
ผู้อนุมัติที่คอมเมนท์เอง	×	×	×
ผู้ยื่นคำขอ	○	○	×
ผู้อนุมัติในขั้นตอนที่คอมเมนท์นอกเหนือจากตนเอง	○	○	×
ผู้ใช้งานที่เคยคอมเมนท์ในขั้นตอนที่มีการคอมเมนท์	○	○	×
ผู้อนุมัติขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่ถูกคอมเมนท์	×	×	×
ผู้ใช้ที่คอมเมนท์ในขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่คอมเมนท์	×	×	×
Admin / ผู้จัดการ / ผู้จัดการคำขอ	×	×	×
ผู้มีสิทธิตรวจสอบ	×	×	×

* เมื่อคอมเมนท์คำขอที่การอนุมัติขั้นสุดท้ายเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ส่งคำขอ ผู้ใช้งานที่ทำการอนุมัติคำขอนี้และผู้ใช้งานที่คอมเมนท์คำขอนี้จะได้รับแจ้งเตือนทางอีเมลหรือเครื่องมือภายนอก (คนที่เป็นผู้คอมเมนท์เองจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน)

- เมื่อ Admin / ผู้จัดการ / ผู้จัดการคำขอคอมเมนท์คำขอที่อยู่ระหว่างดำเนินการ

ผู้ใช้งานปลายทาง / เครื่องมือแจ้งเตือน	อีเมล	เครื่องมือภายนอก	push notification
ผู้คอมเมนท์เอง	×	×	×
ผู้ยื่นคำขอ	○	○	×
ผู้อนุมัติในขั้นตอนที่คอมเมนท์	○	○	×
ผู้ใช้งานที่เคยคอมเมนท์ในขั้นตอนที่มีการคอมเมนท์	○	○	×
ผู้อนุมัติขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่ถูกคอมเมนท์	×	×	×
ผู้ใช้ที่คอมเมนท์ในขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่คอมเมนท์	×	×	×
Admin / ผู้จัดการ / ผู้จัดการคำขอ	×	×	×
ผู้มีสิทธิตรวจสอบ	×	×	×

* เมื่อคอมเมนท์คำขอที่การอนุมัติขั้นสุดท้ายเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ส่งคำขอ ผู้ใช้งานที่ทำการอนุมัติคำขอนี้และผู้ใช้งานที่คอมเมนท์คำขอนี้จะได้รับแจ้งเตือนทางอีเมลหรือเครื่องมือภายนอก (คนที่เป็นผู้คอมเมนท์เองจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน)

- เมื่อผู้ใช้งานที่ตรวจดูได้คอมเมนท์

* ผู้ที่สามารถตรวจดูได้สามารถแสดงคอมเมนท์ได้เฉพาะคำขอที่สถานะเป็น "เสร็จสิ้น"

ผู้ใช้ปลายทาง / เครื่องมือแจ้งเตือน	อีเมล	เครื่องมือภายนอก	push notification
ผู้ยื่นคำขอเอง	○	○	×
ผู้อนุมัติขั้นตอนสุดท้าย	○	○	×
ผู้ใช้งานที่เคยคอมเมนท์ในขั้นตอนสุดท้าย	○	○	×
ผู้ใช้งานที่อนุมัติในขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนสุดท้าย	○	○	×
ผู้อนุมัติที่อยู่ในขั้นตอนอื่นนอกจากขั้นตอนสุดท้าย (ผู้ใช้งานที่ไม่ได้ทำการอนุมัติจริง)	×	×	×
ผู้ใช้งานที่คอมเมนท์ในขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนสุดท้าย	○	○	×
Admin / ผู้จัดการ / ผู้จัดการคำขอ	×	×	×
ผู้มีสิทธิตรวจสอบ	×	×	×
ผู้ใช้งานที่ได้รับการเผยแพร่	×	×	×

* เมื่อผู้มีสิทธิตรวจดูคอมเมนท์ ผู้มีสิทธิตรวจดูคนอื่นอื่นจะไม่ได้รับแจ้งเตือน

- เมื่อผู้ใช้งานที่ได้รับการเผยแพร่คอมเมนท์คำขอที่อยู่ระหว่างการดำเนินการ

ผู้ใช้ปลายทาง / เครื่องมือแจ้งเตือน		อีเมล	เครื่องมือภายนอก		push notification
ผู้คอมเมนท์เอง		×	×		×
ผู้ยื่นคำขอ		○	○		×
ผู้อนุมัติในขั้นตอนที่คอมเมนท์		○	○		×
ผู้ใช้งานที่เคยคอมเมนท์ในขั้นตอนที่มีการคอมเมนท์		○	○		×
ผู้อนุมัติขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่ถูกคอมเมนท์		×	×		×
ผู้ใช้ที่คอมเมนท์ในขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่คอมเมนท์		×	×		×
Admin / ผู้จัดการ / ผู้จัดการคำขอ		×	×		×
ผู้มีสิทธิตรวจสอบ		×	×		×
ผู้ใช้งานที่ได้รับการเผยแพร่		×	×		×

* เมื่อคอมเมนท์คำขอที่การอนุมัติขั้นสุดท้ายเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ส่งคำขอ ผู้ใช้งานที่ทำการอนุมัติคำขอนี้และผู้ใช้งานที่คอมเมนท์คำขอนี้จะได้รับแจ้งเตือนทางอีเมลหรือเครื่องมือภายนอก (คนที่เป็นผู้คอมเมนท์เองจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน)

- เมื่อผู้ใช้งานที่อ้างอิงคำขอได้คอมเมนท์บนคำคอที่อยู่ระหว่างการดำเนินการ

ผู้ใช้ปลายทาง / เครื่องมือแจ้งเตือน		อีเมล์	เครื่องมือภายนอก		push notification
ผู้คอมเมนท์เอง		×	×		×
ผู้ยื่นคำขอ		○	○		×
ผู้อนุมัติในขั้นตอนที่คอมเมนท์		○	○		×
ผู้ใช้งานที่เคยคอมเมนท์ในขั้นตอนที่มีการคอมเมนท์		○	○		×
ผู้อนุมัติขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่ถูกคอมเมนท์		×	×		×
ผู้ใช้ที่คอมเมนท์ในขั้นตอนอื่นนอกเหนือจากขั้นตอนที่คอมเมนท์		×	×		×
Admin / ผู้จัดการ / ผู้จัดการคำขอ		×	×		×
ผู้มีสิทธิตรวจสอบ		×	×		×
ผู้ใช้งานที่สามารถอ้างอิงคำขอได้		×	×		×

* เมื่อคอมเมนท์คำขอที่การอนุมัติขั้นสุดท้ายเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ส่งคำขอ ผู้ใช้งานที่ทำการอนุมัติคำขอนี้และผู้ใช้งานที่คอมเมนท์คำขอนี้จะได้รับแจ้งเตือนทางอีเมลหรือเครื่องมือภายนอก (คนที่เป็นผู้คอมเมนท์เองจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน)

ลบคอมเมนท์ของตนเอง

 สามารถลบคอมเมนท์ที่ตนเองกรอกไว้ในคำขอ

* หากทำการ "อนุมัติ" "ส่งคืน" "ปฏิเสธ" ในขั้นตอนนั้นๆ แล้วจะไม่สามารถลบคอมเมนท์ได้

1. เลือกคำขอที่มีคอมเมนท์ที่คุณต้องการลบจากรายการคำขอเพื่อแสดงรายละเอียด

2. ในคอลัมน์ "สถานะการอนุมัติ" เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่คอมเมนท์ที่คุณต้องการลบและคลิก

* หากทำการ "อนุมัติ" "ส่งคืน" "ปฏิเสธ" ในขั้นตอนนั้นๆ แล้วจะไม่สามารถลบคอมเมนท์ได้

3. วางเคอร์เซอร์ที่และคลิกส่วนที่เป็นสีแดง

4. คลิก“ ตกลง” ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นเพื่อทำการลบคอมเมนท์

หลังจากลบคอมเมนท์ประวัติการถูกลบคอมเมนท์จะปรากฏในใบสมัครตามที่แสดงในภาพด้านล่าง