สามารถตั้งค่าโฟลว์ได้หลากหลายเงื่อนไข หากตั้งค่าโฟลว์ที่ลงทะเบียนแล้วในแบบฟอร์ม ตอนส่งคำขอ จะเป็นการส่งคำขอตามโฟลว์อนุมัติที่ลงทะเบียนไว้
โฟลว์คือการลงทะเบียนเป็นแพทเทิร์น และสามารถตั้งค่าโฟลว์เดียวกันในหลายแบบฟอร์ม
★สารบัญ
- ลงทะเบียนโฟลว์
- แก้ไขโฟลว์
- ลบโฟลว์
- จำลองโฟลว์
- คัดลอกโฟลว์
- Sortโฟลว์
- วิดีโอคู่มือการลงทะเบียนโฟลว์
━━━━━━━━━
ลงทะเบียนโฟลว์
การลงทะเบียนโฟลว์ มี 2 วิธี
1. การลงทะเบียนจากหน้าระบบ
2. การลงทะเบียนครั้งเดียวจากไฟล์ csv
------------------------------------------------
การลงทะเบียนจากหน้าระบบ
1. เลือก「ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน」ทีอยู่ใน「ฟังก์ชั่นผู้จัดการ」ในเมนูด้านซ้าย แล้วเลือก 「โฟลว์」ที่หน้าจอรายการ
2. เลือก「ลงทะเบียนโฟลว์ใหม่」ที่อยู่ด้านบน
3.ใส่ข้อมูลพื้นฐานของโฟลว์
| ชือโฟลว์ (ต้องกรอก) | ตั้งค่าชื่อโฟลว์ |
| รหัสโฟลว์ | ใส่โค้ดสำหรับกรุ๊ปนั้น |
| คำอธิบาย | ใส่คำอธิบายของโฟลว์ |
|
ผู้มีอำนาจตรวจสอบ
|
สามารถตั้งค่าuserให้สามารถตรวจสอบโฟลว์นั้นได้ |
| การตั้งค่า「ผู้มีสิทธิ์ตรวจสอบ」กรุณาดูที่นี่ |
4. ตั้งค่าขั้นตอนของโฟลว์
「ขั้นตอน」 คือ ลำดับการอนุมัติ
| ชื่อลำดับ | ใส่ชื่อของลำดับนั้น |
| ผู้อนุมัติ | สามารถเลือกเงื่อนไขของผู้อนุมัติที่ต้องการตั้งค่าในลำดับนั้นได้ |
คลิ๊ก สามารถเพิ่มลำดับการอนุมัติได้ คลิ๊ก
สามารถลบลำดับการอนุมัติได้
วิธีการตั้งค่าผู้อนุมัติในแต่ละลำดับ มี5วิธี
①เลือกผู้ใช้งาน
②เลือกกลุ่ม/ตำแหน่ง
③กำหนดเลือกกลุ่ม/ตำแหน่งด้านบน
④เลือกตอนส่งคำขอ
⑤ผู้ส่งคำขอ
①เลือกผู้ใช้งาน
สามารถกำหนดผู้ใช้งานโดยตรงได้ในลำดับการอนุมัติ สามารถเลือกได้หลายชื่อผู้ใช้งาน
การตั้งค่าในรูปแบบนี้ สามารถเลือกเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งด้านล่างนี้
จากผู้อนุมัติที่ตั้งค่าไว้
☐ทุกคนต้องอนุมัติ
· ถ้ามีใครคนหนึ่งทำการอนุมัติ จะเลื่อนไปเป็นลำดับการอนุมัติถัดไป
☑ทุกคนต้องอนุมัติ
· ถ้าทุกคนอนุมัติแล้ว จะเลื่อนไปเป็นลำดับการอนุมัติถัดไป
② เลือกกลุ่ม/ตำแหน่ง
สามารถกำหนดผู้ใช้งานที่ตรงกับ กลุ่มและตำแหน่งที่ถูกเลือก
ในการตั้งค่าผู้ใช้งานจำเป็นต้องตั้งค่าให้เชื่อมโยงกับกลุ่มและตำแหน่ง
หากมีการแบ่งระดับของกลุ่ม จะสามารถตั้งค่าผู้อนุมัติที่ 「สังกัดกลุ่มที่มีระดับสูง」
สามารถใช้ลำดับของตำแหน่ง แล้วตั้งค่าเป็น 「ตำแหน่งระดับสูง」หรือ「ตำแหน่งระดับล่าง」
【ตัวอย่าง】
* จากภาพตัวอย่าง การตั้งค่าดังกล่าว จะกำหนดว่าผู้ใช้งานที่อยู่ในตำแหน่ง Senior Supervisor, Senior Manager และ Manager ในอยู่ในกลุ่มเดียวกับพนักงานเท่านั้น ที่จะสามารถอนุมัติขั้นตอนนี้ได้
หากเลือก「If no approvers that satisfy the criteria above」เป็นเงื่อนไขการข้ามขั้นตอนอนุมัติ ถ้าไม่มีผู้อนุมัติที่ตรงเงื่อนไขในลำดับนั้น จะสามารถตั้งค่าให้ข้ามขั้นตอนการอนุมัติได้
หากเลือก「If the requester has a position that is.....」 เป็นเงื่อนไขการข้ามขั้นตอนอนุมัติ ถ้าผู้ส่งคำขออยู่ในตำแหน่งที่สูงกว่า (หรือเท่ากับ) ตำแหน่งสูงสุดที่กำหนด จะสามารถตั้งค่าให้ข้ามขั้นตอนการอนุมัติได้
【ตัวอย่าง】
โฟลว์อนุมัติทั่วไป คือ 「ผู้จัดการแผนกของกลุ่มที่สังกัด→ผู้จัดการฝ่ายที่อยู่ในระดับสูง→ประธาน」กรณีที่ผู้ส่งคำอยู่ในกลุ่มที่ไม่มี 「ผู้จัดการแผนก」ทำการส่งคำขอ จะตัดลำดับ 「ผู้จัดการแผนก」และเปลี่ยนแปลงโฟลว์เป็น 「ผู้จัดการฝ่ายที่อยู่ในระดับสูง→ประธาน」
③เลือกกลุ่ม/ตำแหน่งด้านบน
หากเชื่อมโยงตำแหน่งกับกลุ่ม จะสามารถกำหนดตำแหน่งและกลุ่มระดับสูงของกลุ่มที่ผู้ส่งคำขอสังกัดอยู่
ตัวอย่าง
| [ฝ่ายขาย] | [ฝ่าย R&D] |
| ∟[ฝ่ายขาย ทีม 1] | ∟[ฝ่ายR&D ทีม 1] |
| ∟[แผนก A] | ∟[แผนก A] |
| ∟[แผนก B] | ∟[แผนก B] |
| ↑ผู้ส่งคำขอ1 (AA-san) สังกัดในระดับนี้ | ↑ผู้ส่งคำขอ 2 (BB-san) สังกัดในระดับนี้ |
กรณีที่โครงสร้างองค์กรเป็นแบบด้านบน
สามารถตั้งค่าได้ดังนี้
กำหนดให้ผู้จัดการฝ่ายของ「ฝ่ายขาย」เป็นผู้อนุมัติของผู้ส่งคำขอ AA-san
กำหนดให้ผู้จัดการฝ่ายของ「ฝ่าย R&D」เป็นผู้อนุมัติของผู้ส่งคำขอ BB-san
หากเลือก「If no approvers that satisfy the criteria above」เป็นเงื่อนไขการข้ามขั้นตอนอนุมัติ ถ้าไม่มีผู้อนุมัติที่ตรงเงื่อนไขในลำดับนั้น จะสามารถตั้งค่าให้ข้ามขั้นตอนการอนุมัติได้
④กำหนดตอนส่งคำขอ
ตอนที่ผู้ส่งคำขอทำการส่งคำขอ สามารถตั้งค่าให้สามารถเลือกได้จากผู้อนุมัติทั้งหมด
【ตัวอย่าง】
ผู้ส่งคำขอกำหนดผู้อนุมัติตอนส่งคำขอ
⑤ ผู้ส่งคำขอ
สามารถตั้งค่าให้ผู้ส่งคำขอเป็นผู้อนุมัติเอง
*สามารถตั้งค่าให้ผู้ส่งคำขอที่ไม่มีอำนาจเป็น「ผู้อนุมัติ」ให้เป็นผู้อนุมัติได้
การตั้งค่าสำหรับผู้อนุมัติหลายคน
☐ทุกคนต้องอนุมัติ
· ถ้ามีใครคนหนึ่งทำการอนุมัติ จะเลื่อนไปเป็นลำดับการอนุมัติถัดไป
☑ทุกคนต้องอนุมัติ
· ถ้าทุกคนอนุมัติแล้ว จะเลื่อนไปเป็นลำดับการอนุมัติถัดไป
การตั้งค่าโฟลว์ สามารถตั้งค่าตอนส่งคำขอได้ด้วย ไม่ใช่แค่เฉพาะในหน้าตั้งค่าโฟลว์
เลือก「แก้ไขโฟลว์อนุมัติ」ที่อยู่ด้านขวาล่างของช่อง「โฟลว์การอนุมัติ」 เฉพาะกรณีที่อนุญาต「แก้ไขโฟลว์」ในการตั้งค่าแบบฟอร์ม
ตั้งค่าอนุญาต「แก้ไขโฟลว์」ในการตั้งค่าโดยละเอียดในหัวข้อ「ฟอร์ม」
ตั้งค่าอนุมัติด้วยตนเอง
ตอนที่ตั้งค่าข้อ ①～④ ด้านบน ถ้าเลือก「ยกเว้นผู้ส่งคำขอ」จะสามารถตั้งค่าไม่ให้ผู้ส่งคำขอแสดงผลเป็นผู้อนุมัติได้
วิธีการตั้งค่าแบบละเอียด กรุณาดูที่นี่
แก้ไขโฟลว์
สามารถเปลี่ยนลำดับของโฟลวและชื่อโฟลว์ได้
หากเปลี่ยนลำดับกลางคัน *โฟลว์ของคำขอที่ส่งคำขอแล้วจะไม่ถูกเปลี่ยน*
เลือก「ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน」ทีอยู่ใน「ฟังก์ชั่นผู้จัดการ」ในเมนูด้านซ้าย แล้วเลือก 「โฟลว์」ที่หน้าจอรายการ
เลือกโฟลว์ที่ต้องการเปลี่ยน ในหน้าจอ「รายการโฟลว์」
ลบโฟลว์
สามารถลบโฟลว์ที่จัดทำไว้แล้วได้ *ไม่สามารถลบโฟลว์ที่ตั้งค่าไว้ในแบบฟอร์มได้*
1. เลือก「ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน」ทีอยู่ใน「ฟังก์ชั่นผู้จัดการ」ในเมนูด้านซ้าย แล้วเลือก 「โฟลว์」ที่หน้าจอรายการ
2. นำเม้าส์ชี้โฟลว์ที่ต้องการลบ ในหน้าจอ「รายการโฟลว์」
3. เลือกที่ไอคอน ที่ปรากฏอยู่ด้านซ้าย ข้อมูลที่ลบไปแล้วไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้
4. แถบข้อความด้านล่างจะปรากฏขึ้น พอคลิ๊ก「OK」แล้วการลบจะเสร็จสิ้น
กรณีที่ลบโฟลว์ที่เชื่อมต่อกับแบบฟอร์ม (ใบคำขอ) จะมีการแจ้งเตือนตามด้านล่างนี้ และไม่สามารถทำการลบได้
จำลองโฟลว์
กรณีที่ส่งคำขอด้วยโฟลว์ที่จัดทำไว้แล้ว จะสามารถจำลองให้เห็นได้ว่า userใดเป็นผู้อนุมัติในโฟลว์อนุมัติ
1. เลือก「ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน」ทีอยู่ใน「ฟังก์ชั่นผู้จัดการ」ในเมนูด้านซ้าย แล้วเลือก 「โฟลว์」ที่หน้าจอรายการ
2.นำเม้าส์ชี้โฟลว์ที่ต้องการจำลองที่หน้าจอ 「รายการโฟลว์」
3.คลิ๊ก ที่อยู่ในไอคอนด้านซ้าย
4. ปรากฏแถบข้อความ 「ค้นหาผู้ใช้งาน」เลือกผู้ใช้งานที่ต้องการตรวจสอบ ผู้อนุมัติที่จะแสดงในโฟลว์อนุมัติตอนส่งคำขอ
5. กรณีที่ผู้ใช้งานที่เลือกไว้ส่งคำขอ ผู้อนุมัติที่แสดงผลในโฟลว์อนุมัติ จะแสดงผลแยกกันตามลำดับอนุมัติ
| หัวข้อ | ชื่อโฟลว์ |
| กลุ่มตอนส่งคำขอ | แสดงผลกลุ่มตอนส่งคำขอ |
| กรณีที่ผู้ส่งคำขออยู่หลายกลุ่ม จะแสดงผลผู้อนุมัติของการส่งคำขอของกลุ่มนั้นๆ | |
| ตำแหน่งตอนส่งคำขอ | แสดงผลตำแหน่งตอนส่งคำขอ |
| กรณีที่ผู้ส่งคำขอมีหลายตำแหน่ง จะแสดงผลผู้อนุมัติของการส่งคำขอด้วยตำแหน่งนั้นๆ | |
| ลำดับ | แสดงผลผู้อนุมัติในแต่ละลำดับที่ตั้งค่าในโฟลว์ |
| กรณีที่มีไอคอนปรากฏอยู่ แสดงว่าไม่มีผู้อนุมัติที่ตรงกับเงื่อนไข ทำให้การส่งคำขอerror กรุณาตรวจสอบการตั้งค่าโฟลว์และuserที่นี่ |
คัดลอกโฟลว์
สามารถคัดลอกโฟลว์ แก้ไข และลงทะเบียนเป็นอีกโฟลว์หนึ่งได้
1. เลือก「ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน」ทีอยู่ใน「ฟังก์ชั่นผู้จัดการ」ในเมนูด้านซ้าย แล้วเลือก 「โฟลว์」ที่หน้าจอรายการ
2.นำเม้าส์ชี้โฟลว์ที่ต้องการคัดลอกที่หน้าจอ 「รายการโฟลว์」
3.คลิ๊ก ที่อยู่ในไอคอนด้านขวา
4.จะย้ายไปที่หน้าจอสร้างโฟลว์ที่มีเนื้อหาเหมือนกัน โดยมีคำว่า 「คัดลอก：」อยู่ที่ชื่อโฟลว์ จากนั้นแก้ไขแล้วบันทึก
เรียงลำดับโฟลว์
สามารถเรียงลำดับโฟลว์ที่จัดทำไว้ตามลำดับการแสดงผลได้ หากเปลี่ยนแล้ว จะแสดงผลตามลำดับที่บันทึกใน 「รายการโฟลว์」และ「ลงทะเบียนแบบฟอร์ม」
1. เลือก「ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน」ทีอยู่ใน「ฟังก์ชั่นผู้จัดการ」ในเมนูด้านซ้าย แล้วเลือก 「โฟลว์」ที่หน้าจอรายการ
2. เลิอกโฟลว์ที่ต้องการเรียงลำดับที่หน้าจอ 「รายการโฟลว์」แล้วเลื่อนจากบนลงล่าง
3.หลังจากเลื่อนโฟลว์แล้ว พอเลือก「บันทึกลำดับรายการนี้」ที่อยู่ด้านล่าง แล้วลำดับที่เปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึก
คู่มือวิดีโอลงทะเบียนโฟลว์
ดูขั้นตอนการลงทะเบียนโฟลว์ด้วยวิดีโอ
・ฟังก์ชั่นผู้บริหาร -- ตั้งค่าข้อมูลพื้นฐาน (ช่องลงทะเบียนwork flow)
การตั้งค่า「โฟลว์」และ「แบบฟอร์ม」ตั้งแต่นาทีที่（0：08～）
ข้อคิดเห็น
0 ข้อคิดเห็น
บทความนี้ถูกปิดการแสดงข้อคิดเห็น